Trazabilidad
Flujos de procesamiento de un comprobante
Cuando el ingreso de documentos a digitalizar se realiza mediante un proceso automático, puede ser necesario realizar el seguimiento del proceso de digitalización de cada uno de los documentos ingresados.
Correo Electrónico
Digitai tiene integrada la importación de documentos a través de la lectura de casillas de correo electrónico.
El flujo responde al siguiente diagrama:
API
Digitai tiene una API que permite importar documentos directamente desde otro sistema y la opción de recibir por Webhook la información extraída al finalizar su procesamiento.
El flujo responde al siguiente diagrama:
Ciclo de vida de un documento
Cada documento pasa por distintos estados durante el ciclo de vida del proceso, hasta que o bien termina con su proceso del lado del cliente o es rechazado o abortado por algún error del proceso. En el siguiente diagrama se muestran esos estados que estarán visibles desde las vistas que ofrece Digitai.
Estados
| Estado | Detalle | Ícono | Descripción |
|---|---|---|---|
| pending | Pendiente de procesar |  | Documento en recepción. Pendiente de ser procesado. |
| converting | Procesando |  | El documento está siendo procesado. |
| converted | Procesado |  | Datos extraídos. Puede requerir intervención. |
| imported | El contenido del archivo ha sido importado |  | Importación finalizada. |
| error | Error |  | El proceso posterior a la digitalización finalizó con errores. Reportar. |
| postponed | Postergado |  | El documento fue postergado para su procesamiento en otro momento. |
| submitted/dispatched | Entregado al cliente |  | La información extraída del documento está disponible en el cliente. |
| queued | Esperando |  | Información lista y a la espera de ser cargada en el sistema del cliente. |
| completed | Proceso del cliente finalizado |  | La información fue procesada exitosamente por el cliente. |
| invalidated | Documento invalidado manualmente |  | El documento fue invalidado manualmente por el usuario. |
Estos estados se visualizan desde el reporte de documentos:
Caso Práctico
¿Cómo obtenemos el estado del procesamiento de un documento que fue enviado por e-mail?
El primer paso es acceder al reporte de emails desde la pantalla de inicio:
Se mostrarán los correos procesados, y por cada adjunto descargado, aparecerá un registro.
Las columnas de la tabla presentan la siguiente información:
- Fecha de recepción del e-mail
- Remitente
- Asunto
- Nombre del adjunto
- Estado del proceso de descarga del adjunto
Acciones disponibles
En la sección de acciones se encuentran las siguientes opciones:
- Descargar archivo adjunto
: Permite obtener una copia del archivo original adjunto al correo. - Visualizar información digitalizada
: Disponible cuando el documento ha sido procesado, muestra los datos extraídos durante la digitalización. - Acceder al documento procesado
: Proporciona acceso directo al documento generado, permitiendo visualizar su estado actual en el ciclo de vida del proceso.
Al hacer clic en el icono de acceso al documento procesado , se abrirá la pantalla "Reporte de Documentos" con el documento seleccionado:
Esta vista permite verificar el estado actual del procesamiento del documento. Observe que el sistema utiliza automáticamente el filtro para mostrar únicamente el documento seleccionado.